Tu Privacidad Importa

Juan Carlos Rivera Alvarado, persona física con actividad empresarial, con domicilio en León, Guanajuato, México (en adelante, el "Responsable"), es el responsable del tratamiento de sus datos personales en relación con la plataforma Ponuz (en adelante, la "Plataforma" o el "Servicio").

Datos de contacto:

• Correo electrónico: contact@ponuz.com
• Sitio web: https://ponuz.com

Este Aviso de Privacidad aplica a todos los productos y servicios de Ponuz, incluyendo:

Este Aviso aplica independientemente de cómo acceda a la Plataforma (descarga directa, sitio web, invitación a workspace).

A. Datos que Usted Nos Proporciona Directamente

B. Datos Generados por su Uso de la Plataforma

C. Datos de Audio y Captura de Pantalla

*El audio puede almacenarse en la nube si el usuario habilita esta opción en la configuración. En tal caso, se retiene hasta que el usuario lo elimine o cancele su cuenta.

D. Datos Recopilados Automáticamente

E. Datos de Uso y Facturación

F. Datos del Sitio Web (ponuz.com)

G. Datos Sensibles

⚠️ IMPORTANTE: Ponuz NO recopila intencionalmente datos personales sensibles tales como: origen racial o étnico, estado de salud, información genética, creencias religiosas, afiliación sindical, opiniones políticas o preferencia sexual.

Sin embargo, debido a la naturaleza de las funcionalidades de transcripción de reuniones, captura de pantalla, importación de documentos y chat con IA, es posible que dichos datos aparezcan incidentalmente en el contenido que usted procese a través de la Plataforma. Usted es responsable de no procesar datos sensibles de terceros sin su consentimiento expreso por escrito.

NO recopilamos: Dirección IP con fines de seguimiento comercial, cookies de terceros para publicidad, datos de geolocalización precisa, ni información biométrica.

A. Transcripción de Audio de Reuniones

Funcionamiento:

• Cuando usted inicia una grabación, se captura audio del micrófono y, en macOS, opcionalmente el audio del sistema.
• El audio se transmite en tiempo real (streaming) a nuestro servicio de transcripción.
• Se realiza identificación automática de hablantes (diarización).
• Tras la reunión, la IA genera resúmenes automáticos y extrae tareas/action items.
• Un aviso de voz automático notifica al inicio de cada grabación.

Datos procesados:

• Audio del micrófono y sistema (procesado en streaming, no almacenado por defecto)
• Transcripción de texto con etiquetas de hablante y marcas de tiempo (almacenada)
• Metadatos: título, duración, participantes, timestamps (almacenados)
• Resúmenes y tareas extraídas por IA (almacenados)

Almacenamiento opcional de audio: Si usted habilita la opción de guardar audio, los archivos se almacenan de forma segura en la nube y se retienen hasta que usted los elimine.

Su responsabilidad:

• Usted declara que tiene el consentimiento de todos los participantes de la reunión para grabar y transcribir.
• Usted es responsable de informar a los participantes sobre la grabación antes de iniciarla.
• En jurisdicciones que requieren consentimiento de dos partes (como California, EE.UU.), usted debe obtener consentimiento explícito de cada participante.

B. Captura de Pantalla y Análisis Visual

Funcionamiento:

• El overlay flotante del asistente IA puede, al enviar un mensaje, capturar una imagen de lo que se muestra en su pantalla.
• Un diálogo de consentimiento explícito se muestra antes de cada captura.
• La captura se envía a proveedores de IA para proporcionar contexto visual y análisis.

Datos procesados:

• Imagen de la pantalla actual (procesada, no almacenada permanentemente)
• Cualquier información visible en la pantalla al momento de la captura

⚠️ ADVERTENCIA IMPORTANTE:

• La captura de pantalla puede incluir información personal, sensible o confidencial visible en su pantalla, incluyendo contenido de otras aplicaciones.
• Antes de usar esta funcionalidad, asegúrese de que no haya información confidencial de terceros visible.
• Usted es el único responsable del contenido capturado.

C. Asistente de IA (Agent/Copilot)

Funcionamiento:

• Chat contextual que accede a sus reuniones, tareas y documentos.
• Puede realizar búsquedas web y en redes sociales.
• Soporta menciones contextuales (@task, @meeting, @document) para enriquecer respuestas.
• Genera documentos Word y Excel bajo demanda.
• Ofrece sesiones de voz en tiempo real.
• Envía notificaciones proactivas: briefings diarios, alertas de fechas límite y recordatorios.
• Almacena "hechos de memoria" (memory facts) sobre sus preferencias e interacciones para personalizar respuestas futuras.

Datos que el asistente procesa:

• Contenido de reuniones (transcripciones, resúmenes)
• Tareas y sus detalles
• Artículos de la base de conocimientos
• Mensajes del usuario y respuestas generadas
• Resultados de búsquedas web y en X/Twitter
• Capturas de pantalla (cuando se habilita)
• Hechos de memoria del usuario

Proveedores de IA involucrados:

• Anthropic (Claude): Chat, resúmenes, análisis visual, generación de contenido
• OpenAI: Chat, resúmenes, extracción de tareas, búsqueda semántica
• xAI: Búsquedas en redes sociales
• Brave Search: Búsquedas web

D. Base de Conocimientos e Importación de Documentos

Funcionamiento:

• Editor de texto enriquecido para crear y editar artículos.
• Generación de artículos con IA desde prompts o reuniones.
• Importación masiva de documentos (PDF, DOCX) con reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
• Chat contextual por artículo o categoría.
• Búsqueda semántica inteligente.

Datos procesados:

• Documentos subidos por el usuario (almacenados de forma segura en la nube)
• Texto extraído por OCR
• Índices de búsqueda semántica del contenido

E. Overlay Flotante

Funcionamiento:

• Ventana siempre visible sobre cualquier aplicación del sistema.
• Permite chat con IA, control de grabación, dictado por voz y capturas de pantalla.
• Atajos de teclado globales configurables.

Permisos del sistema requeridos:

• Micrófono (para grabación y dictado)
• Captura de pantalla (para audio del sistema en macOS y screenshots para IA)
• Atajos de teclado globales
• Acceso al almacenamiento seguro del sistema (para tokens de autenticación)

F. Dictado por Voz

Funcionamiento:

• El audio se procesa en tiempo real para convertir voz a texto.
• Se utiliza para crear tareas o generar contenido rápidamente.
• El audio se transmite y procesa, pero no se almacena en nuestros servidores.

G. Gestión de Workspace y Equipos

Funcionamiento:

• Equipos con roles jerárquicos: Owner (propietario), Admin (administrador), Member (miembro).
• Invitaciones por email a nuevos miembros.
• Configuración de IA personalizada por workspace (contexto de empresa, permisos de herramientas).
• Etiquetas/labels compartidas entre el equipo.
• SSO empresarial disponible.

Datos compartidos dentro del workspace:

• Los miembros del workspace pueden ver transcripciones, tareas, artículos y contenido generado según los permisos de su rol.
• El propietario del workspace tiene acceso a todos los datos del workspace.
• Los administradores pueden gestionar miembros y configuración.

A. Finalidades Primarias (Necesarias para el Servicio)

Estas finalidades son necesarias para la relación contractual y NO requieren su consentimiento adicional:

1. Crear y gestionar su cuenta de usuario
2. Autenticar su identidad y proteger su cuenta
3. Proporcionar las funcionalidades de la Plataforma:
   • Transcripción y documentación de reuniones
   • Gestión de tareas y proyectos
   • Base de conocimientos con búsqueda semántica
   • Asistente de IA con chat, voz, herramientas y notificaciones proactivas
   • Overlay flotante con acceso rápido
   • Dictado por voz
   • Importación y generación de documentos
4. Procesar pagos y gestionar su suscripción (via Stripe)
5. Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (cambios en términos, actualizaciones de seguridad, notificaciones de cuenta, alertas de deadlines)
6. Monitorear y mejorar la calidad del servicio
7. Garantizar la seguridad de la Plataforma
8. Cumplir con obligaciones legales y fiscales
9. Atender solicitudes de ejercicio de derechos ARCO y solicitudes de privacidad

B. Finalidades Secundarias (Opcionales)

Estas finalidades SÍ requieren su consentimiento, el cual puede negar sin afectar la prestación del servicio:

1. Envío de comunicaciones promocionales y de marketing
2. Elaboración de estudios estadísticos y de mercado (datos anonimizados)
3. Encuestas de satisfacción del cliente

Si no desea que sus datos se utilicen para estas finalidades secundarias, puede manifestarlo enviando un correo a contact@ponuz.com con el asunto "REVOCACIÓN DE CONSENTIMIENTO PARA FINALIDADES SECUNDARIAS".

A. Proveedores de Servicios (Encargados del Tratamiento)

Para la prestación del servicio, sus datos son procesados por los siguientes terceros:

B. Uso de Datos por Proveedores de IA

Respecto al procesamiento de sus datos por proveedores de inteligencia artificial:

• No usamos su contenido para entrenar modelos de IA. Los proveedores que utilizamos (Anthropic, OpenAI via API, xAI) tienen políticas que establecen que los datos enviados a través de sus APIs no se utilizan para entrenar sus modelos.
• Los datos se envían únicamente para generar respuestas a sus consultas específicas.
• Las claves de acceso a proveedores de IA nunca se exponen al cliente; el procesamiento se realiza siempre a través de nuestro backend seguro.

C. Garantías para Transferencias Internacionales

Dado que todos nuestros proveedores están ubicados en Estados Unidos:

• Mantenemos contratos de procesamiento de datos (DPAs) que garantizan la protección de su información.
• Nuestros proveedores principales cuentan con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente (SOC 2, ISO 27001).
• Para usuarios de la Unión Europea, las transferencias se realizan bajo las Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (EU-US Data Privacy Framework), según aplique.
• Para usuarios de México, las transferencias cumplen con el artículo 36 de la LFPDPPP.

D. Transferencias que NO Requieren Consentimiento

Conforme a la legislación aplicable, podremos transferir sus datos sin su consentimiento cuando:

• Sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal
• Sea necesario para la prestación del servicio contratado
• Exista una orden judicial o de autoridad competente
• Sea necesario para proteger un interés vital del titular o de otra persona

A. Derechos ARCO (México — LFPDPPP)

B. Derechos Adicionales (GDPR — Usuarios de la Unión Europea)

Si usted reside en el Espacio Económico Europeo (EEE), adicionalmente tiene derecho a:

• Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común
• Limitación: Solicitar la restricción temporal del procesamiento
• No ser objeto de decisiones automatizadas: Solicitar intervención humana en decisiones basadas únicamente en procesamiento automatizado
• Presentar una queja ante la autoridad de protección de datos de su país

C. Derechos Adicionales (CCPA/CPRA — Residentes de California, EE.UU.)

Si usted reside en California, tiene derecho a:

• Conocer las categorías y piezas específicas de información personal recopilada
• Eliminar su información personal
• Corregir información personal inexacta
• No discriminación por ejercer sus derechos de privacidad
• Ponuz no vende ni comparte su información personal según la definición de la CCPA

D. Derechos Adicionales (LGPD — Residentes de Brasil)

Si usted reside en Brasil, tiene derechos equivalentes bajo la Lei Geral de Proteção de Dados, incluyendo acceso, corrección, anonimización, portabilidad y eliminación.

E. Ejercicio de Derechos — Procedimiento

1. Herramientas de autoservicio integradas:

• Resumen de datos: Disponible en la Plataforma (equivalente a GDPR Art. 15)
• Exportación de datos: Solicitable desde la Plataforma (portabilidad, GDPR Art. 20)
• Eliminación de cuenta: Disponible desde la configuración de la Plataforma (GDPR Art. 17)

2. Solicitud por correo electrónico a: contact@ponuz.com

3. Su solicitud debe incluir:

• Nombre completo
• Correo electrónico registrado en Ponuz
• Descripción clara del derecho que desea ejercer
• Documentos que acrediten su identidad (según la jurisdicción aplicable)

4. Plazos de respuesta:

• México (ARCO): 20 días hábiles para decisión + 15 días hábiles para ejecución
• Unión Europea (GDPR): 30 días calendario (extensible 60 días en casos complejos)
• California (CCPA): 45 días calendario (extensible 45 días adicionales)

5. La solicitud puede ser denegada cuando:

• El solicitante no sea el titular o no acredite representación legal
• Los datos no se encuentren en nuestras bases
• Exista un impedimento legal o una excepción aplicable
• Se lesionen derechos de terceros

F. Revocación del Consentimiento

Puede revocar su consentimiento en cualquier momento enviando un correo a contact@ponuz.com con el asunto "REVOCACIÓN DE CONSENTIMIENTO". La revocación no tendrá efectos retroactivos.

Medidas Técnicas

• ✅ Cifrado en tránsito: Todas las comunicaciones están cifradas mediante TLS/HTTPS
• ✅ Cifrado en reposo: Los datos sensibles se cifran con estándares de la industria (AES-256)
• ✅ Autenticación robusta: SSO empresarial con tokens firmados digitalmente
• ✅ Almacenamiento seguro de credenciales: Los tokens de autenticación se almacenan en el almacenamiento protegido del sistema operativo
• ✅ Protección contra ataques web: CSRF, CSP estricta, headers de seguridad, CORS restringido
• ✅ Validación de datos: Validación estricta en todos los endpoints del backend, sanitización de entradas y prevención de inyección SQL
• ✅ Rate limiting: Límites de solicitudes por endpoint para prevenir abuso
• ✅ Seguridad en la aplicación de escritorio: Comunicación entre procesos restringida, sin acceso directo a APIs del sistema desde la interfaz
• ✅ Claves de API protegidas: Las claves de acceso a servicios terceros nunca se exponen al cliente
• ✅ Redacción de datos sensibles: Los datos sensibles se redactan antes de ser enviados a servicios de monitoreo de errores

Medidas Organizativas

• ✅ Acceso a datos basado en principio de mínimo privilegio
• ✅ Políticas internas de manejo de información
• ✅ Contratos de confidencialidad y procesamiento de datos con proveedores
• ✅ Roles y permisos dentro de workspaces (Owner, Admin, Member)

Notificación de Brechas de Seguridad

En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos personales:

• Notificaremos a las autoridades competentes dentro de las 72 horas siguientes al descubrimiento (conforme al GDPR cuando aplique).
• Notificaremos a los usuarios afectados sin demora indebida cuando la brecha represente un alto riesgo para sus derechos y libertades.
• Documentaremos el incidente, sus efectos y las medidas correctivas adoptadas.

Cookies que Utilizamos

Cookies/Tecnologías que NO Utilizamos

• ❌ Cookies de publicidad o retargeting
• ❌ Cookies de seguimiento de terceros (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.)
• ❌ Píxeles de seguimiento
• ❌ Fingerprinting del navegador

Para más detalle, consulte nuestra Política de Cookies.

Al cancelar su cuenta:

• Sus datos personales serán eliminados en un plazo de 30 días.
• El contenido de su workspace será eliminado permanentemente, incluyendo transcripciones, tareas, artículos, documentos, conversaciones con IA y memoria del agente.
• Los datos de otros miembros del workspace no se verán afectados.
• Si usted es el propietario del workspace y éste será eliminado, notificaremos a los demás miembros.
• Conservaremos únicamente la información requerida por ley durante los períodos legalmente establecidos.

Ponuz está dirigido exclusivamente a personas mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores de edad. Si detectamos que un menor ha creado una cuenta, procederemos a eliminarla junto con todos sus datos de forma inmediata.

Si usted cree que un menor de edad ha proporcionado datos personales a través de nuestra Plataforma, por favor contáctenos inmediatamente a contact@ponuz.com.

Ponuz utiliza procesamiento automatizado en las siguientes funcionalidades:

• Transcripción automática de audio a texto
• Generación de resúmenes y extracción de tareas por IA
• Búsqueda semántica mediante embeddings vectoriales
• Notificaciones proactivas basadas en el análisis de deadlines y tareas pendientes
• Personalización del asistente IA mediante memoria de hechos

Estas funcionalidades son herramientas de asistencia y no toman decisiones con efectos legales o significativos sobre usted. Usted siempre tiene el control final sobre las acciones que realiza en la Plataforma.

Sus derechos respecto al procesamiento automatizado:

• Tiene derecho a solicitar intervención humana
• Tiene derecho a una explicación sobre cómo funcionan nuestros sistemas automatizados
• Tiene derecho a oponerse al procesamiento automatizado
• Puede eliminar los "hechos de memoria" del agente IA en cualquier momento

Nos reservamos el derecho de modificar este Aviso de Privacidad. En caso de cambios sustanciales:

1. Publicaremos el aviso actualizado en https://ponuz.com/privacy
2. Le notificaremos por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación
3. Para cambios materiales, solicitaremos su aceptación expresa
4. La fecha de "Última actualización" y el número de versión reflejarán la versión vigente

El uso continuado del servicio después de la notificación y sin manifestar oposición constituye su aceptación de los cambios.

Dependiendo de su ubicación, puede presentar quejas ante:

Al crear una cuenta en Ponuz, usted manifiesta que:

1. ✅ Ha leído y comprendido este Aviso de Privacidad en su totalidad
2. ✅ Consiente el tratamiento de sus datos para las finalidades primarias descritas
3. ✅ Comprende las funcionalidades especiales (transcripción de audio, captura de pantalla, asistente IA con herramientas, base de conocimientos, overlay, dictado por voz) y sus implicaciones para el tratamiento de datos
4. ✅ Acepta las transferencias internacionales de datos descritas en la Sección VI
5. ✅ Comprende que es su responsabilidad obtener el consentimiento de terceros cuyos datos pueda procesar a través de la Plataforma

Para las finalidades secundarias, se le solicitará su consentimiento de forma separada.

Juan Carlos Rivera Alvarado Responsable del Tratamiento de Datos Personales León, Guanajuato, México